Definir prioridades de forma eficiente sempre foi um dos maiores desafios que gestores precisaram superar para alcançar cenários de alta produtividade. Potencializar as ações e atividades que dão certo e corrigir as que apresentam falhas é meio caminho andado para o sucesso de uma empresa. Uma técnica que pode ser muito útil nestes momentos de análise de gestão é o princípio de Pareto, que se bem usado pode otimizar toda a estrutura de seu negócio.

Neste conteúdo vamos conhecer essa regra muito utilizada em organizações para definir as tomadas de decisão de forma estratégica, contemplando ações que geram resultados melhores e redefinindo as atividades que não estão entregando resultados esperados.

Vamos dar dicas de como usar o princípio de Pareto para aumentar a eficiência de sua empresa, além de entender como esta regra de fato atua no universo corporativo. Estão prontos? 

Entendendo o princípio de Pareto

A regra de Pareto tem uma premissa que é bastante simples, curiosa e até mesmo intrigante.

Tudo começou com o sociólogo e economista italiano Vilfredo Pareto (que dá nome ao princípio), que certa vez publicou um estudo sobre a distribuição de renda no seu país, e como resultado foi constatado que a distribuição de riquezas não acontecia de maneira uniforme.

Ele percebeu que a maior parte das riquezas, cerca de 80%, estava concentrada nas mãos de uma pequena parcela, cerca de 20%, da população.  

Mais para frente ele percebeu que esta tendência se apresentava em outros setores sociais de maneira muito similar.

Entretanto, só a partir da divulgação dos trabalhos do consultor de negócios Joseph Moses Juran que o termo tomou forma e ficamos conhecendo de fato o princípio de Pareto, que nasce em homenagem ao italiano.

Juran apresentou a regra chamada 80/20 que afirma que 80% dos problemas podem ter relação com apenas 20% das causas dos problemas. 

A regra do 80/20

Como podemos entender esta regra facilmente? 

Vamos prestar atenção nestes exemplos:

• 80% das receitas de uma empresa vêm de um grupo bem concentrado de clientes, que representa 20% do total;

• 80% das vendas de uma loja estão concentradas em apenas 20% dos produtos do seu catálogo;

• 80% das reclamações recebidas estão concentradas num grupo que representa 20% dos clientes totais.

Essa regra, como vocês podem ver a seguir, não está relacionada somente com o universo das organizações:

• 80% dos pontos que uma equipe de basquete fez na partida vieram de apenas 20% dos jogadores;

• 80% da audiência diária de um canal de televisão está concentrada em 20% dos programas exibidos.

Depois de todos estes exemplos, a pergunta que fica é: Mas como o princípio de Pareto pode influenciar na produtividade de uma empresa?

O princípio de Pareto no mundo corporativo 

O princípio de Pareto pode ser uma eficiente arma para que gestores consigam identificar problemas e assim solucioná-los, bem como descobrir potenciais, e aperfeiçoá-los ainda mais.

E como isso acontece?

Vamos dar um exemplo relacionando o faturamento de uma empresa com o seu setor de vendas:

Se após uma análise é identificado que 80% das receitas da empresa se originam de apenas 20% dos clientes, a primeira ação estratégica precisa ser direcionada a esse grupo, que passa a ser prioridade, por representar uma fatia tão grande do faturamento.

Tratar esse público de forma padronizada não faz sentido, estrategicamente falando, e por isso é preciso criar ações personalizadas que visem fidelizar, atender suas necessidades e surpreendê-los sempre.

Mas isso significa que o gestor deve esquecer os outros 80% dos clientes que representam 20% das receitas? Claro que não. 

Neste sentido, é preciso identificar as falhas que podem estar acontecendo na relação com este público e planejar ações que tenham como objetivo transformá-los em clientes fiéis, e que consumam bastante.

Como usar o Princípio de Pareto para aumentar a eficiência de seu negócio?

Essa metodologia pode ser utilizada em praticamente todos os setores do seu negócio, com objetivos diferentes, mas com uma premissa similar, que é a de otimizar as ações, gerando melhores entregas e menos desperdício.

Vejamos as possibilidades:

• Aumentar a produtividade;

Se a empresa identificar que 20% dos colaboradores respondem por 80% das entregas, então será preciso trabalhar esses dois extremos.

A primeira ação visa entender como é o trabalho deste grupo minoritário que entrega muito mais produtividade. 

É preciso que haja um trabalho de recompensa e valorização deste grupo de colaboradores, além de entender todas as características e qualidades que os tornam tão produtivos.

Desta forma o gestor terá elementos para corrigir os possíveis defeitos gerados pela parcela de colaboradores que está abaixo do desejável (os 80%), buscando entender todos os possíveis problemas que possam estar acontecendo.

• Tomada de decisões;

O princípio de Pareto pode ser um grande aliado na tomada de decisões. 

Isso porque geralmente quando a empresa enfrenta problemas e desafios, muitas são as causas e por consequência as soluções.

Assim, a regra de Pareto pode te ajudar a priorizar as soluções.

Neste cenário, é preciso, entretanto:

• Identificar os problemas;

• Identificar as causas desses problemas;

• Organizar os problemas em categorias similares;

• Atribuir um valor para cada problema com base no efeito que ele terá para a sua empresa;

• Desenvolver um plano estratégico de ações e se concentrar nos 20% dos problemas principais que geram maior impacto na sua produtividade.

Com um bom planejamento você consegue potencializar as soluções de tal forma que elas consigam resolver ou corrigir 80% dos problemas apresentados.

•   Melhorar a cultura organizacional;

O primeiro passo para usar a regra de Pareto para otimizar os processos de seu negócio é definir as prioridades.

Neste sentido, é preciso identificar os processos ineficientes, os setores que não estão produzindo o desejado, além de falhas vindas de todas as áreas da organização.

A partir daí, algumas ações são importantes:

• Delegar tarefas, de acordo com a responsabilidade de cada colaborador, mas também de acordo com as qualidades e habilidades demonstradas. Identifique o ponto forte e fraco de cada membro de sua equipe e trabalhe para aperfeiçoar este cenário;

•  Valorize o bom ambiente de trabalho, e crie ações que busquem valorizar a felicidade de sua equipe. Uma equipe feliz é geralmente uma equipe motivada, que acaba produzindo mais e se engajando mais, gerando melhores resultados;

• Foque nas prioridades, e elimine tudo que estiver prejudicando-a. Por exemplo: muitas reuniões desnecessárias, que não apresentam resultados satisfatórios e que tomam um tempo considerável de trabalho.

Utilizar o princípio de Pareto requer cuidados

É preciso entender, entretanto, que o princípio de Pareto serve para indicar tendências, mas não é uma técnica que deve ser utilizada necessariamente em todos os casos.

É essencial um entendimento mais claro das demandas de seu negócio, para não generalizar a proporção 80/20 e acabar criando ações que vão acabar prejudicando ainda mais a produtividade da organização.

Ela não é uma lei universal, porém entrega algumas premissas que podem ser utilizadas em qualquer negócio, como a de identificar sempre os 20% de atividades, produtos, colaboradores, e serviços que mais contribuem para o sucesso de sua empresa, para então focar a maior parte dos esforços neles.

Conclusão

A técnica de Pareto é uma forma bem eficiente, se usada corretamente, para gerar produtividade e melhorar a tomada de decisão dentro de uma organização.

Entender quais são as prioridades de um negócio é tarefa das mais essenciais para que se chegue num cenário de sucesso. 

A conquista deste objetivo, porém, depende de muitos elementos, incluindo um trabalho inteligente de gestão.

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