Como otimizar o tempo no ambiente de trabalho e aumentar a produtividade? Responder esta pergunta sempre foi um desafio para gestores e líderes. De fato, é tarefa árdua encontrar um modelo organizacional que alie uma boa gestão do tempo e eficiência de produção. Há diversas ferramentas e metodologias que podem ajudar a equilibrar esta equação, e uma das mais eficientes, quando bem executada, é o GTD, método que pode ser um grande aliado de sua cooperativa.

A metodologia GTD (Get Thing Done), que pode ser traduzida por algo do tipo “fazendo a coisa acontecer”, é uma ferramenta de planejamento pessoal, que ajuda a organizar tarefas, aumentando a produtividade e otimizando o tempo.

Mas como ela pode aumentar a produtividade de sua cooperativa?

Neste conteúdo vamos responder este questionamento e explicar mais detalhadamente o conceito por trás deste método criado pelo consultor americano David Allen.

Acompanhe conosco este conteúdo e entenda tudo sobre esta ferramenta.

Introduzindo o método GTD

Não é de hoje que temos a clara sensação de que o dia deveria ter muito mais que 24 horas, para assim dar tempo de fazermos todas as tarefas e atendermos as demandas pessoais e profissionais.

Um sentimento comum que temos ao fim de uma jornada diária é o de frustração, por não conseguir produzir tudo o que estava planejado.

Mas será que realmente houve um planejamento?

O método GTD surge justamente como uma ferramenta que se propõe ajudar pessoas no planejamento e organização das demandas do dia, criando estratégias que otimizam o tempo e aperfeiçoam a execução de tarefas.

Uma de suas premissas é criar uma relação equilibrada entre as demandas e atividades do dia e o bem-estar físico e mental.

De nada adianta produzirmos bastante se como resultado temos uma vida de estresse e ansiedade.

É preciso ordem, estratégia e planejamento de suas ações, para que ao fim do dia haja um equilíbrio entre tempo gasto, produtividade e saúde (física e mental).

Como funciona o método GTD?  

Colocar em prática a metodologia GTD requer alguns passos, que podemos resumir da seguinte forma:

• Coletar ou capturar:

Este primeiro passo é tão fundamental que chega a resumir o método criado por David Allen.

Ele afirma que “sua mente é para ter ideias, não para guardá-las”.

Isso significa na prática que devemos coletar ou capturar da mente todas as ideias e tarefas do dia e guardá-las em algum lugar externo à nossa mente, podendo ser um caderno de anotações, um aplicativo de tarefas, ou até mesmo uma planilha.

Resumindo: nossa mente não foi feita para guardar informações, mas sim para criar, executar e tomar decisões. 

Para guardar, utilize alguma dessas ferramentas que descrevemos acima.

• Processar:

Com tudo anotado, analise a lista de afazeres e compreenda o nível de relevância e prioridade que cada tarefa possui. 

Verifique se a execução de alguma tarefa pode impactar na de outra, e comece a pensar em dividir grandes tarefas em partes menores e facilmente executáveis.

O objetivo desse passo é desfazer a desordem e começar o planejamento do dia.

• Organizar:

Organize as tarefas por categorias e prioridades. 

Liste as ações que vão gerar mais valor, pense nas tarefas que possuem prazos mais urgentes, pense em atividades que podem ser delegadas. 

É o momento de organizar estrategicamente as demandas do dia.

• Revisar:

Rapidamente revise todos os passos anteriores, para verificar inconsistências, erros e brechas a serem fechadas. 

É preciso a todo momento refletir, reavaliar e analisar os passos, as tarefas e a organização feita.

• Execução    

Na fase da execução é preciso manter o foco e seguir sempre o planejado. 

Se precisar sair da rota, que o faça com algum planejamento e seguindo os passos anteriores.

Como usar o GTD para aumentar a produtividade de sua cooperativa?

Até então vimos como o método GTD pode impactar na vida de uma pessoa, colaborador ou gestor. 

Mas como este planejamento pode impactar o dia a dia de uma cooperativa, por exemplo?

A primeira coisa a ser analisada é a lista de benefícios que este tipo de metodologia pode proporcionar para uma equipe de trabalho.

Trabalhar o método GTD dentro de sua cooperativa vai ajudar a promover uma cultura organizacional focada no planejamento estratégico das tarefas, onde cada cooperado e colaborador sabem exatamente como colocar em prática as tarefas do dia.

Uma equipe focada no planejamento e execução das tarefas tende a ser mais produtiva, gerando melhores resultados.

• Redução de custos

Uma das grandes metas de empresas modernas e as cooperativas também se inserem neste grupo, é reduzir os custos e otimizar os gastos com produção.

Quando você tem uma equipe de trabalho familiarizada com a metodologia GTD, e principalmente, com as suas premissas, a tendência é que os resultados apareçam, gerando uma otimização do tempo de trabalho gasto, um aperfeiçoamento das tarefas executadas e uma diminuição natural dos custos, por conta da eliminação do desperdício (de tempo e de processos).

• Organização dos setores

A metodologia GTD pode ser uma grande aliada no processo de organização dos diversos setores de sua cooperativa.

Promover a organização das tarefas, o planejamento das ações e um equilíbrio entre as demandas da cooperativa e as necessidades dos cooperados e colaboradores garante uma cultura organizacional muito mais aperfeiçoada, que gera melhores resultados.

É possível utilizar todo o sistema GTD para otimizar a gestão do tempo e aumentar a produtividade em setores como os de vendas, de marketing, e administrativos.

Os passos são os mesmos, é preciso somente personalizar as fases de organização e execução para atender exatamente as necessidades de cada setor. 

• Expansão de sua cooperativa 

Ter uma cooperativa que trabalha em seus diversos setores a metodologia GTD de maneira eficiente significa que muito provavelmente ela vai conseguir desenvolver um projeto de expansão, já que todos os pré-requisitos estão sendo alcançados:

• Otimização do tempo;

• Planejamento das tarefas;

• Organização estratégica das atividades diárias;

• Execução eficiente;

• Cultura organizacional que foca produtividade;

• Gestão do tempo;

• Ambiente de trabalho saudável, equilibrado e produtivo;

• Engajamento da equipe. 

Conclusão

O GTD (Get Thing Done) é uma ferramenta simples, porém bastante eficiente. 

Ela surge como um método útil para otimização do tempo e organização das tarefas individuais, mas que também pode gerar grandes resultados se usados em empresas e cooperativas.

Para uma cooperativa, que precisa sempre se adequar às novas demandas corporativas e tecnológicas, ter uma gestão que valorize a produtividade, a otimização do tempo e sobretudo, um equilíbrio entre trabalho e bem-estar dos cooperados, é importante abraçar um método como o GTD.

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