Empresas modernas precisam se apresentar para o mercado com modelos eficientes de gestão, que normalmente envolve algumas ações como, por exemplo, uma otimização do tempo dentro do ambiente de trabalho. É imprescindível que uma organização possua um planejamento que desburocratize sua estrutura de gestão, aperfeiçoe as suas atividades e aumente a produtividade de sua equipe. Para isso, ela pode utilizar como referencial teórico a Lei de Parkinson, que mostra como o desperdício tende a prevalecer em algumas situações.

Neste conteúdo vamos conhecer mais a fundo a Lei de Parkinson, que há décadas nos ajuda a entender modelos de gestão que burocratizam o tempo de trabalho, prejudicando toda a produtividade da empresa.

Vamos apresentar estratégias para vencer estruturas de trabalho engessadas, e proporcionar um ambiente que favoreça a equipe, fazendo-as produzir mais em menos tempo de forma eficiente e otimizada.

O que é a Lei de Parkinson?

Tudo começa em 1955, quando o historiador naval Cyril Parkinson escreveu um artigo na revista britânica The Economist, e a ideia essencial que podemos tirar de seu texto recorre sobre a afirmação: “o trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para sua realização”.

O que isso quer dizer e por que é tão importante para organizações?

Parkinson afirma que quanto mais tempo temos para concluir uma tarefa, mais tempo gastaremos nela, mesmo que objetivamente o tempo necessário para terminar seja bem menor que o tempo dado.

Vamos entender melhor através de um exemplo prático e corriqueiro.

Você recebe a tarefa de desenvolver um relatório para a empresa em 5 laudas, para entregar em uma semana. A tendência é que você o entregue depois de uma semana, no limite do prazo. 

Se este mesmo relatório fosse solicitado para entrega em 2 dias, muito provavelmente você concluiria nesses dois dias, encontrando algum jeito para produzi-lo.

Ou seja, segundo Parkinson temos a tendência à procrastinação, a empurrar nossas tarefas, estudos, trabalhos, até o limite do prazo, o que muitas vezes prejudica a produtividade, individual ou coletiva, dentro de uma empresa, ou em sua vida pessoal. 

Mas por que isso acontece?  Não é difícil responder esta pergunta. 

Se você recebe uma tarefa com prazo ampliado, a tendência é que até a data limite de entrega você faça outras atividades, perca o foco, e se distraia com outras tarefas. E quando estiver perto de entregar o que foi pedido você comece a produzir a tarefa.

Qual a consequência desse comportamento?

Este comportamento, que vemos em escala individual e coletiva, atrapalha a produtividade ao não estabelecer um modelo eficiente de gestão do tempo. 

Quando damos prazos maiores que o necessário para a realização de tarefas, o resultado é uma menor produtividade geral e um maior uso da procrastinação.

Como a Lei de Parkinson influencia na gestão de tempo e produtividade?

Parkinson não fala somente sobre esta nossa tendência individual de prolongar as tarefas para preencher o tempo disponível, ele desenvolve também um pensamento bem detalhado de como a estrutura corporativa é recheada de ações que burocratizam a gestão do tempo, prejudicando a produtividade dentro de uma organização.

Segundo ele, o trabalho gera trabalho, e nesse sentido gestores tendem a contratar subordinados para fazerem esse novo trabalho, que acabam tendo outros trabalhadores para desenvolverem seus trabalhos, e no fim das contas, ninguém está fazendo o trabalho de forma eficiente.

A linha de raciocínio é direta e um pouco irônica, mas é assim que Parkinson enxerga a estrutura corporativa de sua época: uma burocratização do tempo sem criatividade alguma.

A Lei de Parkinson no ambiente de trabalho

Até aqui vimos como a Lei de Parkinson reflete sobre duas situações que tendem a minar a produtividade e desperdiçar o tempo, tanto na vida pessoal, quanto no ambiente corporativo.

A primeira é nosso comportamento natural de ser procrastinador, ou seja, de empurrar as tarefas até o prazo limite. 

A segunda situação é a burocratização da gestão, que acontece quando uma empresa enche o quadro de colaboradores para no fim engessar o seu sistema de produção.

A terceira parte envolve decisões corporativas que minam a produtividade, como a infinitas reuniões de trabalho, que não entregam grandes resultados e que se pouco planejada ainda prejudicam muito toda a estrutura de gestão.

Como sua equipe pode fazer mais em menos tempo

Com este cenário apresentado, fica o desafio: como criar estratégias de gestão que otimizem o tempo e façam a sua equipe trabalhar mais, de forma inteligente e eficiente?

São várias as possibilidades de aperfeiçoamento da gestão de tempo numa organização: 

• Estabeleça prazos realistas  

Um dos grandes erros cometidos no dia a dia de trabalho é o estabelecimento de prazos alongados, sem um critério mais técnico, objetivo e que leve em consideração a eficiência e a otimização do tempo. 

Foque na redução dos prazos e entrega e aperfeiçoe toda a comunicação envolvendo a equipe, para criar um ambiente que promova a eficiência e o foco nas tarefas.

Por outro lado, não diminua prazos de entrega sem necessidade, pois acaba gerando estresse na equipe e os resultados são opostos aos desejados.

• Tenha uma equipe enxuta

Essa dica é para empresas que desejam otimizar a gestão de tempo dentro do ambiente de trabalho. 

É preciso conhecer a fundo o perfil da organização, entender as suas demandas e fixar de forma eficiente a formação de um grupo de colaboradores condizente com as necessidades.

Uma equipe com menos colaboradores que o ideal tende a gerar sobrecarregamento de trabalho e estresse. 

Já uma equipe com mais colaboradores que o necessário tende a desorganizar a estrutura de trabalho, bagunçando a produtividade e gerando muito mais ociosidade.

• Promova a técnica Pomodoro 

Uma das técnicas de trabalho mais eficientes que existe, o método Pomodoro consiste na ideia de gerenciar o tempo com base em períodos de 25 minutos (pomodoros) de trabalho focado, interrompidos por intervalos de 5 minutos. 

Após quatro intervalos de trabalho contínuos, são geralmente feitos intervalos mais longos, que podem variar de 15 a 30 minutos.

Essa técnica tende a aumentar a produtividade e melhorar a motivação, já que trabalha com o conceito de tarefas sendo concluídas em um curto período de tempo, com foco total, e sendo intercaladas por descansos que geram uma sensação de alívio mental.

• Dívida projetos maiores em etapas

Um dos grandes desafios para gestores é motivar continuamente a sua equipe de trabalho. Quando se propõe projetos grandiosos a tendência é que haja uma desmotivação, por não gerar conquistas de objetivos a curto prazo.

Uma das formas de corrigir esse comportamento e aumentar a motivação e a produtividade é dividindo projetos maiores em várias etapas, com diversos objetivos menores. 

Assim, a todo instante a sua equipe terá vencido uma etapa, conquistando um objetivo e aumentando a motivação por estar seguindo no caminho certo.

• Monitore resultados

Essa dica serve tanto para gestores quanto para colaboradores. 

É importante monitorar todos os resultados de todas as mudanças feitas, para que se consiga aperfeiçoar a todo momento o processo de produtividade, individual e coletiva.

É preciso estar atento para perceber que determinada prática pode ser adequada para um colaborador específico, ou para uma equipe específica, mas não para todos.

Conclusão

A Lei de Parkinson é uma das teorias mais fáceis de se entender quando o foco é gestão de tempo. Isso porque muitos de nós nos identificamos com a sua premissa, que diz: “o trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para sua realização”.

Sim, temos como comportamento natural essa propensão a procrastinação, a empurrar nossas tarefas, trabalhos, estudos, até o prazo limite.

Em muitos casos esse comportamento tende a prejudicar a sua gestão de tempo, e a prejudicar o trabalho em equipe.

Por isso, o seu entendimento é essencial para que se consiga criar técnicas e ações para otimizar o tempo, aperfeiçoando o ambiente de trabalho, e melhorando a produtividade de todos, individualmente e coletivamente.

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