Uma das principais qualidades que um profissional de alta performance possui é a capacidade de gerir bem o seu tempo no ambiente de trabalho e de organizar as suas atividades de forma estratégica. De fato, a gestão de tempo é uma arte, e quem consegue colocar em prática seus princípios certamente sai na frente pelos melhores cargos numa cooperativa, ou pelas melhores vagas no mercado.

Mas você sabe o significado de gerir bem o tempo? Neste conteúdo vamos conhecer tudo sobre a gestão de tempo: o seu conceito, seus princípios, como desenvolvê-la no ambiente de trabalho, e por fim, vamos apresentar as vantagens que ela proporciona para quem a utiliza.  Vamos começar? 

O que é gestão de tempo?

Podemos definir a gestão de tempo como um planejamento estratégico que fazemos com as nossas atividades do dia a dia a partir do tempo que temos disponível objetivamente.

Mas isso significa o que na prática? Vamos imaginar que durante o dia no trabalho você tenha diversas atividades obrigatórias para realizar. A partir desta situação vamos apresentar dois cenários opostos.

Cenário 1

A primeira ação que você executa ao chegar no trabalho é a de organizar todas as tarefas do dia, definindo as prioridades a partir de alguma ordem, que pode ser importância ou urgência, e separa um tempo determinado para a resolução de cada uma destas atividades separadamente. 

Com este planejamento feito e bem executado, as chances de você chegar ao fim do expediente com todos os trabalhos feitos serão bem grandes. Tudo graças a um eficiente gerenciamento de tempo. 

Cenário 2

Ao invés de seguir a lógica descrita acima, você acaba escolhendo aleatoriamente as tarefas, sem nenhuma ordem, e passa a realizá-las simultaneamente, sem planejamento nem organização, e com pouco ou nenhum controle sobre o tempo destinado para realizar. 

Com este cenário, as chances de se chegar ao fim do expediente com muita dor de cabeça e trabalho incompleto serão muito grandes. Percebeu como uma eficiente gestão de tempo faz toda a diferença?

Como fazer a gestão de tempo no trabalho?

A gestão de tempo em teoria é bem fácil e simples de entender. O que complica, às vezes, é a sua aplicação na prática.

O primeiro passo para fazer um eficiente gerenciamento de tempo no trabalho é entender de fato a complexidade das atividades normais do dia. Quanto tempo demora para realizar uma tarefa específica, seja o preenchimento de um relatório, seja a criação de um documento? É preciso ter essas respostas para conseguir planejar as atividades. 

Outro passo fundamental é definir o que é prioridade, o que é urgente, do que não é. Uma ótima ferramenta para organizar as atividades a partir de uma hierarquia de importância é a Matriz de Eisenhower.

É preciso também entender que há imprevistos sempre, e é necessário ‘prevê-los’ para que não se precise reorganizar a todo o momento o planejamento já feito. 

Assim, já coloque no seu plano diário o tempo para atender um telefonema, uma reunião de urgência, uma conversa estratégica, ou uma quantidade acima do normal de e-mails ou mensagens para ser respondida. 

Além destes passos, podemos destacar outras estratégias para gerir bem o tempo no ambiente de trabalho:

• Delegue tarefas

Se você tem uma equipe de colaboradores, não hesite em usá-los para otimizar as tarefas do dia. Centralizar todas as ações é uma das decisões mais arriscadas no mundo corporativo.

• Aprenda a dizer não

Durante o dia de trabalho muitas situações podem acontecer: um colega que pede uma ajuda, um telefone que toca em hora inapropriada, um e-mail que chega no meio de uma tarefa importante. 

Para todos estes exemplos, é preciso dizer não, e priorizar de fato o que é importante.

• Otimize a sua comunicação

Você já parou para pensar em quanto tempo você deixa de ganhar ao extrapolar o tempo de uma reunião, ou de uma conversa estratégica na empresa? 

É fundamental que você tenha esse senso de otimização das situações que envolvem comunicação, para que você consiga não deixar nenhuma brecha nas suas conversas, mas sabendo usar bem o tempo disponível.

Os princípios da gestão de tempo

É preciso também entender os princípios que norteiam a ideia de gestão de tempo. Conhecê-los e praticá-los é meio caminho andado para que a execução seja bem sucedida. Podemos definir como princípios da gestão de tempo:

• Objetivos

Saber qual o objetivo que você planeja conquistar é essencial para se conseguir planejar, organizar e executar bem as tarefas necessárias para alcançá-lo. Definir bem o resultado que deseja alcançar te permite planejar melhor as ações e não procrastinar.

• Foco

Fazer uma eficiente gestão de tempo sem ter foco é impossível. Os dois conceitos estão entrelaçados, afinal, de nada adianta um bom plano para gerenciar as tarefas do dia se ao fim das contas você não terá foco e concentração para executar tudo com disciplina e eficácia.

Um dos grandes inimigos da gestão de tempo é a dispersão, que atrapalha qualquer organização.

• Prioridades

Como já falamos, entender quais são as suas prioridades é elemento central para que você consiga ter sucesso no trabalho de gerenciamento de tempo.

É preciso organizar as tarefas do dia a partir de uma hierarquia bem definida do que é importante e urgente, do que é importante e não é urgente, do que não é tão importante, etc.

• Controle

Outro princípio da gestão de tempo é o controle. É necessário não somente controlar, como monitorar e aperfeiçoar todas as atividades que fazem parte do seu dia de trabalho.

Não adianta nada você planejar todas as tarefas de forma organizada, e separar um tempo que não é compatível com a atividade a ser realizada. É preciso ter total controle sobre as suas demandas, para que elas sejam resolvidas.

Quais as vantagens em fazer a gestão de tempo?

São muitas as vantagens proporcionadas por um eficiente trabalho de gestão de tempo. Vamos conhecer algumas delas:

• Reduz o estresse e a ansiedade

O cenário que envolve uma pessoa que não consegue entregar as tarefas exigidas no trabalho, que não consegue ter foco para realizar as atividades do dia, e que procrastina muito dentro do ambiente corporativo é de estresse, ansiedade e muitas falhas.

Assim, quando você consegue minimamente planejar, organizar e executar bem as tarefas do dia a partir de uma gestão de tempo inteligente, a tendência é que este estresse e ansiedade diminuam.   

• Aumenta a produtividade

A produtividade está bem relacionada com a nossa capacidade de entregar resultados, que são conquistados com disciplina, foco, eficiência e otimização do tempo. Quanto mais organizada é a gestão de tempo do colaborador, maior será a sua produtividade.  

• Diminui a procrastinação

São muitos os momentos em que você tem tantas coisas para fazer, mas não tem planejamento e foco algum, que acaba não fazendo nada.

Ficar sem fazer nada, ou protelar ao máximo as atividades é um típico comportamento de alguém sem foco e disciplina, que certamente não consegue gerenciar seu tempo e nem as suas atividades.

• Melhora o ambiente de trabalho

Um ambiente de trabalho formado por colaboradores que entendem as suas funções e as suas atividades, e que trabalham de forma eficiente para que todas as tarefas sejam cumpridas no prazo, para então atingirem metas definidas, tende a ser muito mais produtivo e saudável.

• Melhora a qualidade de vida

Quando você consegue entregar no trabalho todas as suas demandas a tempo, controlando o tempo e gerindo bem todas as tarefas do dia, você acaba por melhorar a sua qualidade de vida, abrindo espaço para que cuide melhor de sua saúde, lazer e outras partes da vida.

Conclusão 

Hoje vimos como a gestão de tempo tem um grande poder sobre nossas vidas, para o bem ou para o mal.

Um bom gerenciamento do tempo melhora a sua capacidade de entregar bons resultados para a empresa, otimiza o trabalho, diminui o estresse e aumenta a qualidade de vida. 

Saber lidar com o tempo, que está cada vez mais escasso, é uma arte, e por isso precisamos aprender tudo que pudermos para nos aperfeiçoar e sermos pessoas mais focadas nos nossos objetivos.

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