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Gestão
03/12/2021 Coonect.se

Gestão do tempo: Como evitar o acúmulo de tarefas

Tempo é dinheiro. O famoso ditado pregado a quatro cantos do mundo tem sentido, e impõe automaticamente nas pessoas uma necessidade de planejamento dele, afinal de contas, se gestão financeira é atividade essencial e estratégica para a vida, porque a gestão do tempo não seria?


Há uma frase que se popularizou mundo afora afirmando que o nosso maior inimigo é o tempo. Exageros à parte, não há como negar que uma má gestão do tempo causa um estrago muito grande em nossa vida, em nosso dia a dia, em nossas tarefas básicas e em nossos planejamentos.



Neste artigo você vai entender o conceito de gestão do tempo, além de aprender como ter um dia produtivo, sem necessariamente trabalhar o tempo todo. E ainda: como evitar o acúmulo de tarefas, um dos nossos maiores vilões nessa jornada diária de tornar o tempo um aliado de nossas vidas, profissional e pessoal.


Gestão do tempo 


Podemos definir gestão de tempo como um conjunto de ações e técnicas usadas para otimizar o uso do tempo no ambiente pessoal e de trabalho. Uma de suas funções é justamente aperfeiçoar a nossa capacidade de realizar tarefas, sem permitir seu acúmulo e sobretudo, diminuindo o uso desregrado e ineficiente deste mesmo tempo.


Gerir, ou administrar algo é tarefa das mais importantes em nossa sociedade. Administração de empresas, por exemplo, tem uma relevância tão grande no mundo corporativo que ela possui graduação acadêmica, e diversos cursos de pós-graduação, e visa sempre aperfeiçoar os conhecimentos sobre gestão na área empresarial. 


A gestão do tempo segue esta linha de raciocínio e acaba sendo todo este planejamento, toda essa organização e otimização transferida para o tempo, para o dia a dia das pessoas, e tem uma função essencial, tanto do ponto de vista profissional, ajudando em seu trabalho, quanto do ponto de vista pessoal, ajudando nos planos, metas, objetivos de vida e projetos pessoais.


A gestão do tempo carrega teorias e conhecimentos objetivos, mas a sua ideia tem como fundamento algo que varia muito de pessoa para pessoa e deve ser levado em consideração sempre: o que você espera da vida? Gerir o tempo varia de acordo com as metas, os objetivos, os projetos e o estilo de vida de cada pessoa. O que todos devem ter em mente é que há formas de administrar melhor ele, cabendo a você perceber ou não se estas formas se adequam ao seu momento.


A importância da gestão do tempo para as pessoas 


O mundo atual, com todas as suas distrações tecnológicas, consegue ser um espaço fértil para o mau uso do tempo, desequilibrando uma relação fundamental entre o tempo e a vida produtiva do ser humano. A gestão do tempo tem com isso uma importância muito grande, que é oferecer clareza para nós à possibilidade de usar racionalmente o tempo. Ela permite que você escolha com clareza as tarefas do dia a dia, evitando o acúmulo delas.


No campo profissional, gestão do tempo é imprescindível para que a produtividade caminhe sempre junto do sucesso dentro de um negócio, de uma empresa, ou de sua vida profissional. Planejar projetos, administrar suas tarefas, organizar seu dia de trabalho, e otimizar suas ações são fundamentais para que ao fim do dia haja um sentimento de completude, de que tudo que foi planejado para ser feito o foi.


Isso não significa que gestão de tempo serve somente para trabalho, e para melhorar a produtividade no campo profissional. Saber gerir o tempo é saber encontrar momentos para descanso, lazer e diversão, e usar esses momentos da melhor maneira possível, mesmo que seja só contemplando a vida.


Benefícios da gestão do tempo na vida e no trabalho 



São inúmeros os benefícios que o planejamento do tempo, das tarefas do dia e dos objetivos da vida proporciona para as pessoas.


  • Produtividade – É mais que natural essa relação de otimização de tempo e aumento da produtividade, seja profissional, seja para questões pessoais. Uma pessoa que planeja seu dia, que gere de modo eficaz o seu tempo, tende a produzir mais e melhor. Produzir não significa trabalhar mais, mas sim finalizar ações diárias que estão na sua lista de atividades. Você pode produzir leituras, ou experiências lúdicas, como ver televisão, e pode também produzir o que sua função na empresa exige;

  • Qualidade de vida – Uma pessoa que administra bem o tempo tende a se beneficiar mais dele no dia a dia. Isso acontece, sobretudo quando pensamos no caso contrário, ou seja, uma pessoa desorganizada e que não consegue administrar as coisas. Nesse caso a desorganização afeta de tal forma a vida, que logo chega o stress, a sensação de desorganização, o desânimo e a tristeza por não conseguir finalizar tarefas. Uma boa gestão do tempo elimina esses problemas, oferecendo uma qualidade de vida desejável;

  • Trabalho – Uma pessoa organizada e que sabe planejar e executar bem suas tarefas, eis um perfil que toda empresa gostaria de ter em seu quadro de colaboradores. Assim, gerir bem seu tempo acarreta em uma situação que tende a ser melhor no trabalho, ou caso você ainda não esteja no mercado, essas características certamente vão te ajudar a conseguir um bom emprego;

  • Tempo livre – Quanto mais você aperfeiçoar a gestão do tempo em sua vida pessoal, acadêmica e profissional, mas você terá a sensação de que há tempo sobrando para você. Essa sensação existe porque é real! Manter o foco nas ações da sua vida traz como resultado uma otimização natural do tempo gasto, e assim vai sempre sobrar horas e horas em seu dia para que você curta a vida, contemple o mundo, ou continue buscando novas formas de preencher esse tempo. Mas aí será uma escolha sua, resultado da boa gestão de seu dia.

  • Tempo perdido – Da mesma maneira que uma boa gestão do tempo te proporciona mais tempo livre, ela também elimina o tempo perdido, aquele tempo que você sabe que precisaria fazer algo, mas não consegue, ou por estar tão desorganizado, não faz. Assim, planejar com antecedência e executar bem as atividades do seu dia te oferece mais tempo para as suas outras coisas, eliminando horas de tempo que seria perdido;

  • Precificar seu trabalho – Sim, uma boa administração do seu tempo te ajuda, caso você seja autônomo ou profissional liberal, a precificar seu trabalho, já que o valor de seu serviço está estreitamente ligado ao tempo que você vai gastar naquele serviço. Assim, busque sempre gerenciar da maneira mais adequada possível seu dia para que o valor de seu serviço seja condizente com o que o mercado cobra;


    Dicas para gerir bem o tempo 

    Obviamente o caminho para que você consiga alcançar um nível de produtividade máximo com relação ao gerenciamento de tempo é árduo. Mas mesmo com tantos desafios, é importante que se tenha em mente que o tempo pode ser um aliado estratégico de nossas vidas.


    É fundamental para gerir bem o tempo:


    Diminuir as distrações 

    Nunca duvide do poder desorganizador que as distrações do dia a dia podem produzir em sua vida. Distrações como redes sociais, celular e televisão tem o poder de criar um caos no gerenciamento de seu tempo. Assim, se você conseguir diminuir um pouco mais as distrações, certamente irá sobrar um pouco mais de tempo para que você produza ou descanse. E aqui está um conceito chave: usar o tempo para produzir ou para descansar é benéfico e saudável. O que não é produtivo é você ficar no limbo, sem conseguir fazer nem uma coisa, e nem outra, perdendo tempo com situações irrelevantes.


    Parar com as multitarefas 

    Numa análise inicial parece ser bem produtivo fazer várias tarefas ao mesmo tempo, pois dá aquela sensação de que está ganhando tempo realizando tarefas diversas simultaneamente. Não se engane, esta é uma das grandes mentiras difundidas no mundo. O trabalho multitarefa tende a diminuir bastante a produtividade e também a nossa capacidade cognitiva. Assim, foque em fazer uma tarefa de cada vez, e permita-se vivenciar cada uma destas de forma única.


    Fazer o uso racional do Smartphone 

    Essa dica é mais moderna e se encaixa perfeitamente em nossa época. Notificações do celular, por exemplo, são extremamente nocivas à nossa capacidade de gerenciar o tempo. Uma das maiores distrações do mundo moderno é o celular, e obviamente que por conta disso ele é um dos grandes inimigos do tempo e da produtividade. É muito importante entender as funções que um celular possui em nossas vidas, para que ele não acabe atrapalhando mais que ajudando. Evite passar tempo em aplicativos irrelevantes para a sua vida, sobretudo no horário comercial. 


    Determinar as prioridades diárias 

    Aqui temos um exercício diário de boa condução do tempo. Sempre defina as principais tarefas do dia e as prioriza numa escala de hierarquia. Claro que as demandas diárias por vezes são muito variadas, então é de fundamental importância que você consiga determinar o que fazer em grau de importância. O que estamos falando aqui é privilegiar qualitativamente as tarefas do dia, para que ao fim dele você consiga sempre executar as principais, mesmo que elas sejam poucas.


    Priorizar a tarefa mais importante no início do dia 

    Há uma ideia errada de que é melhor começar realizando as tarefas mais fáceis e deixar as mais difíceis para o fim. Não poderia ser mais improdutiva esta ideia já que ao longo do dia você vai contraindo stress, problemas e uma série de distrações que vão atrapalhar a sua capacidade cognitiva de realizar bem as tarefas. Quando você prioriza as principais tarefas logo no início do dia, as chances de êxito são maiores, já que a tendência é que as manhãs sejam mais produtivas e livres de distrações.



Técnicas para gerir o tempo e não acumular tarefas



Administrar bem o tempo requer disciplina e o entendimento de que qualquer planejamento que se faça não vale de nada se não houver uma boa execução. Somente com esta ideia podemos partir para o segundo passo, que é oferecer direcionamentos para uma boa gestão do tempo.


Planeje seu dia


Sempre ao iniciar o dia separe um pequeno momento para planejar todas as suas tarefas já agendadas, oferecendo brechas para que imprevistos não sejam capazes de destruir o seu planejamento. Liste as suas tarefas, crie uma hierarquia de importância e dê valor a cada atividade finalizada. 


Não há nada mais amigo da boa gestão que o planejamento. Planejar as atividade, e organizar as ações tornam o seu dia muito mais produtivo, enriquecido e saudável. Quanto mais plural for a sua rotina de atividades (vida pessoal, acadêmica e profissional), mais você irá precisar de um bom planejamento.


Nunca deixe tarefas se acumularem 


Acumular tarefas é o sintoma máximo de que sua gestão do tempo está sendo feita de forma inadequada e não está sendo bem sucedida. Qualquer manual de gestão vai preconizar a importância de finalizar as tarefas do dia no tempo determinado, pois seu acúmulo prejudica toda a sua programação. O efeito aqui é dominó, uma tarefa que se acumula te joga para um caminho desorganizado e sem volta.


Defina objetivos


Administração de tempo tem como função te ajudar a atingir suas metas e objetivos diários, sejam os pessoais, sejam os profissionais. Assim, nada melhor do que definir claramente quais são as suas metas diárias e temporais. Partindo dessa definição de objetivos, podemos criar uma organização que dê suporte e te ajude a conseguir resultados.


Liste as suas tarefas


Com os smartphones se popularizou muito a ferramenta de gerenciador de tarefas. Pois bem, utilize sem moderação o organizador de atividades e liste todas as suas tarefas pendentes, com um planejamento de quando começar a fazer, e quando concluir. A partir daí coloque em execução, pois já vimos aqui que nada adianta uma lista bem feita de tarefas se a sua execução não for cumprida com majestade.


Deadline


No jornalismo deadline significa prazo final para entrega de um trabalho. Adeque esta ideia para a sua vida, e sempre coloque prazos finais para entregar as suas tarefas realizadas. Muitas vezes é por falta de um deadline que as pessoas se perdem na organização e na gestão do tempo.


Se você possui uma tarefa importante para realizar durante o dia, defina um prazo fixo para que ela seja finalizada e busque de qualquer forma cumpri-la. Quando você define que deve responder todas as mensagens de trabalho recebidas até às 14 horas daquele dia, sua mente consegue trabalhar sem distrações e com mais foco, possibilitando a finalização da tarefa de forma mais produtiva.


Reflita sobre o estresse


Pense no quanto de estresse você evitará se realizar uma gestão do tempo que elimine o acúmulo de tarefas, que organize as suas atividades profissionais, que lhe dê um direcionamento sobre seus projetos pessoais, que lhe traga organização para o seu dia. Basta uma breve reflexão sobre o quão estressante será o seu mundo sem gestão do tempo para que você naturalmente comece a pôr em prática essas ideias.


Delegue o que puder ser delegado


Uma das maiores falhas que a gente comete no gerenciamento de tempo, e que causa acúmulo de tarefas, é a centralização de poder. Por mais que seja tentador, centralizar ações e tarefas prejudica o seu dia, atrapalha a produtividade coletiva e ainda proporciona situações de stress causados pelas demandas diárias que uma pessoa somente não consegue resolver.


Se você exerce uma função que te dá a oportunidade de delegar tarefas para a sua equipe, então use essa opção com inteligência e evite se sobrecarregar de tarefas e atividades que poderiam ser feitas por outros. A mesma ideia serve para a vida pessoal: sempre que tiver a oportunidade de delegar tarefas do seu dia, faça, e otimize o seu tempo, melhorando a sua qualidade de vida.


Elimine distrações


Tudo bem que as redes sociais adquiriram uma enorme importância em nossas vidas, pessoal e profissional. Mesmo assim, é importante que elas não roubem o seu tempo de um modo nada saudável. Deixe para acessar as redes sociais em um momento específico e já planejado, para que o foco nas atividades e no trabalho não seja prejudicado. Se você depende delas para viver, então ao menos repense e planeje de uma forma que sua experiência com elas seja ao menos produtiva profissionalmente.

    Antecipe imprevistos


    Devemos estar atentos aos imprevistos diários da vida. Isso não significa estar preparado para resolver os problemas que surgem do nada, mas sim já garantir que qualquer imprevisto terá um tempo já guardado para ser refletido e possivelmente resolvido. 


    Fazer gestão de tempo não é nada fácil, principalmente por conta dos imprevistos que o dia a dia nos trás. Então, para minimizar os efeitos de um imprevisto, que tal já antecipar, deixando um tempo já reservado para isso? A tarefa requer disciplina e um conhecimento mais avançado de organização, mas se bem feita oferece sempre uma saída produtiva para os imprevistos da vida.


    Otimize reuniões


    Não é difícil vermos reuniões se arrastando por minutos, ou horas, por conta da falta de foco e de poder de síntese. Assim, ao participar de uma reunião, observe as pautas propostas, foque nelas, e faça todos entenderem a importância de se respeitar o tempo previsto para início e término dela. Se a reunião foi proposta por você, ou será gerenciada por você, então a necessidade dela ser curta e objetiva é ainda maior.


    Diga não


    Uma das palavras mais importantes de sua vida pessoal e profissional é não. Aprender a dizê-la sem pena fará uma grande diferença no seu dia. Se há uma tarefa que você entende que não há chances de executar ou que vai prejudicar bastante todo o restante de seu dia e de suas demandas, então diga não, caso possa. É preciso muita franqueza nessa hora.



    Acabando com o acúmulo de tarefas

    Entender que gerenciar bem o tempo produz de imediato uma relação saudável com as demandas do dia a dia é de fundamental importância para que a sua vida pessoal e profissional obtenha êxito afastando o acúmulo de tarefas.

    Assim é preciso:


    1. Ter clareza

    É preciso ter bastante clareza do que fazer para que distrações e imprevistos não consigam atrapalhar suas demandas diárias. Se para organizar a sua vida profissional naquela semana você precisa colocar os documentos em dia, digitalizar contratos e rever outros materiais já vistos, então liste com clareza estas tarefas e entenda que elas são essenciais para que a sua vida volte a ficar normalizada, sem mais tarefas acumuladas.


    1. Saber reservar o tempo para uma tarefa

    Se você precisa executar uma tarefa em dois dias e percebe que o melhor horário para fazer aquela tarefa será às 22 horas, então deixe aquele horário reservado, bloqueado, para que a tarefa seja de fato executada naquele horário. Este é um dos mantras da boa gestão de tempo: a reserva dele para a realização de suas atividades mais importantes do dia, no campo pessoal e profissional.


    1. Aperfeiçoar continuamente a gestão de tempo

    Não há dúvidas que as distrações do dia atrapalham sobremaneira a execução das tarefas diárias, fazendo-as se acumularem, e prejudicando a sua rotina profissional e a sua qualidade de vida. Sendo assim, observe cada erro cometido em um dia para que a gestão do tempo do dia seguinte seja mais eficiente. Este processo contínuo de evolução e aperfeiçoamento irá te levar para um gerenciamento cada vez mais eficaz e saudável de e seu tempo.




    Conclusão 

    Tempo é dinheiro. Sempre pense nesta frase quando estiver planejando o seu dia ou fazendo gestão do tempo. Ele vale muito, e por isso merece todo o cuidado do mundo, mesmo para gastá-lo à toa. Uma boa administração de seu tempo acarreta em efeitos quase que imediatos de bem estar e de aumento de qualidade de vida.


    Porque o tempo é como oxigênio: cada vez mais raro tê-lo em abundância, e sendo assim, temos que valorizá-lo cada vez mais.

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